员工无意中破坏数据安全的5种方式

在当今充斥着网络攻击和数据泄露的世界中，很难知道哪些软件和哪些人可以信任您公司最敏感的信息。不幸的是，你要注意的不仅仅是有恶意的人。您的员工，甚至是那些只关心公司最大利益的员工，可能会无意中犯下一系列严重错误，从而使您的数据安全面临巨大风险。

以下是您的员工可能无意中共享机密信息的五种方式：

1.离开他们的工作站。

当员工离开他们的工作站时，特别是当他们的桌面上打开了数据程序时，他们会让房间里的任何人都可以访问您的数据。如果您有远程工作的员工，比如在公共咖啡店工作，或者在同一办公室工作的员工有不同级别的数据安全许可，那么这种情况尤其危险。为避免此错误，请确保数据存储和管理程序在用户短暂不活动后自动注销，并教导员工在无人看管设备时始终注销其程序。

2.密码不使用双因素身份验证。

避免不必要的眼睛破解员工密码的一种方法是采用两步身份验证。例如，当员工设置密码时，会向员工的智能手机发送一个数字代码。必须在软件中键入此代码，以便员工访问数据。通常，您从中访问软件的设备会被“记住”，这样员工就不必在每次登录时都经历这个过程。

3.通过电子邮件或其他不限制访问的协作工具共享文件。

你的员工可能认为通过电子邮件或通过GoogleDocs和Dropbox等协作网络共享信息是无害的，尤其是在与值得信任的同事交流时。然而，这些程序并不总是安全的，并且没有什么可以阻止某人将文档发送给第三方或其他不安全的程序。必须向员工解释这些危险，并确保电子邮件和其他不安全的数据存储解决方案仅用于可与公众共享的信息。

4.将文档保存到错误的目标

每个人都会犯错。如果您的员工意外地将文档保存到不正确的目的地，并且该目的地不安全，您可能会遇到麻烦。为了避免这个错误，鼓励员工创建两个笔记本电脑登录。在处理敏感信息时，他们可以登录到一个配置文件，其中所有程序和文件夹都是安全的。而要通过电子邮件、社交媒体等进行沟通，员工可以切换到新的笔记本电脑配置文件。此外，确保所有员工都知道不要将任何东西保存到他们的桌面上，因为这是特别不安全的，如果笔记本电脑损坏，数据可能会丢失。

5.从非安全设备访问文件。

这是个棘手的问题。我们都在笔记本电脑、平板电脑和手机之间折腾，一边回复个人短信，一边处理工作邮件。虽然知道你的员工专注于工作，想在晚上或午休时间查看电子邮件是件好事，但重要的是要告诉他们哪些设备运行安全软件，哪些不运行。向员工解释，他们只能使用经工作批准的设备进行与工作相关的通信，尤其是涉及敏感信息时。

当涉及到员工时，他们是关键，数据安全是教育。确保你的员工非常清楚哪些信息是敏感的，哪些是可以共享的。教员工如何使用数据安全软件，并讨论如何防范常见错误。如果每个人都明白什么是关键所在，并且对保护公司数据所需采取的措施充满信心，那么您将大大降低数据泄露的风险。