如何召开更短、更有效率的客户会议

又是那个时候: 与您的一位客户的每周会议。

如果您厌倦了观看时钟并考虑客户列出请求时可能要做的工作，那么可能是时候刷新会议策略了。你并不孤单。在《哈佛商业评论》的一项研究中，各行各业的经理中有71% 声称他们的会议没有效率且效率低下。

会议是您的团队与客户合作，解决问题和重新调整目标的重要时间。然而，为了最大限度地利用每个人的时间，你需要计划和组织这些会议，以便每个人都准备好只谈论手头的问题。

这里有六种方法可以让会议保持在正轨上，这样你就可以重新开始工作了。

1.确立会议的目标。

一些客户比其他客户更有可能进行微观管理。如果您认为可以通过简单的电话解决客户的问题，请尝试向他们发送电子邮件以确定会议的真正目标。一旦您了解了客户想要实现的目标，就可以通过安排简短的通话或仅通过电子邮件进行通信来提供更快速或更有效的解决方案。

2.准备并分享议程。

虽然偶尔为出现的问题留出空闲时间是有帮助的，但你应该在会议期间尽量坚持适度严格的议程。除了为会议设定一个一般性的话题之外，还写一组关于你想讨论的具体问题的要点，甚至分配一段固定的时间来讨论这些问题。您可能会注意到，人们会限制自己的反应，以便在指定的时间内适应，这意味着您浪费的时间更少。

只要确保你在会议前至少几个小时发出议程，这样所有各方都有机会审查和做出任何必要的改变。

3.只邀请直接参与的人。

会议往往会拖延下去，因为会议人数太多了。即使你是一个小团队，也要尽量减少坐在里面的人数。如果他们没有充分参与，您不仅会浪费他们的时间，而且还会降低会议的效率。例如，仅在客户和处理其材料的经理之间就可以进行每周更新。

4.准时。

这可能听起来很明显，但它可以帮助比你可能意识到的更多。当人们洗牌进出办公室、喝杯咖啡、打开电脑或修复Skype连接 (如果会议是远程的) 时，浪费了很多时间。如果你的团队养成了提前五分钟到达的习惯，你可以在客户一到就直接上班。

如果您的团队远程工作，此步骤尤其重要，因为跨时间差进行协作可能会导致混乱和沟通不畅。

5.安排下午的会议。

许多人带着一天的一长串行动项目到达办公室，所以早上的会议可能会有压力。话虽如此，请尽量避免在午餐后立即安排会议，因为这可能是一天中的平静。

对于大多数人来说，下午3-4点左右或上午10-11点往往是生产力的最佳地点。如果你有多个会议，试着把它们排成一排，以便在一天的剩余时间里留出更多的时间进行深入的工作。

6.做笔记，并发出总结。

起草会议记录可能很乏味，但在会议结束后回顾任何关键点也可能非常有益。做笔记向你的客户表明，你对他们所说的话很专注和感兴趣。花一小段时间清理和总结会议记录，然后将摘要发送给任何相关人员，并明确说明行动项目。这种做法使您的客户很容易跟进并感到会议富有成效。

客户会议不一定是必要的邪恶。您需要定期与客户保持联系，以确保您满足他们的期望，并允许他们表达任何担忧。但是，您有责任确保时间结构化，富有成效和协作性。提前做好准备，这样你就可以充分利用你的会议，你再也不会害怕另一个客户会议了。