公司如何使用Web服务来提高会议效率

会议一直是企业的长期问题，以至于它们是无休止的笑话。但是，如今，有效的公司使用各种不同的服务来使会议简短而精确。不再浪费时间来播放幻灯片，在桌子底下玩智能手机，比经理更多地看时钟。

也许最好的工具之一是高质量的视频会议的出现。从Skype和Discord到GoToMeeting的任何东西都可以允许具有相关文本频道的强大的多人通话。

谁说的？

视频虚拟通话有助于消除几个常见的会议问题。例如，通过会议或仅语音通话，可能很难识别发言人。如果员工中有多个人有类似的声音，问题就会变得复杂。然而，现代会议软件，可以准确地显示谁在同时讲话，这使整个情况变得清晰。

我曾让客户在几次会议中使用过这样的服务，它们是我使用过的最有用的功能之一。当您看到谁在说话时，您会惊讶于通话效率更高。结论: 花在弄清楚谁在说什么的时间比你想象的要多得多。

即使没有视频通话，许多现代会议平台也有独立的用户头像，这将指示该用户何时通话。同样，它最大限度地减少了混乱和串扰。

谁在花几分钟？

任何附带的文本聊天，例如您通过Skype或相关的Slack频道获得的聊天信息，都可以使会议更加清晰。文本聊天可以进行两件事; 侧面对话和活动分钟。

通过侧面对话，两个人可以讨论会议主题的侧面元素，而无需在中央会议上提出。这可以帮助丢失的用户获得清晰而不会受到干扰，而且它可以帮助两个人在他们的项目中安排另一个会议时间或皱纹，而无需将仅与他们相关的主题放在中心位置。

在公共聊天中积极记录时间有助于缓解另一个问题; 令人困惑的会议记录。对于参加会议记录的人来说，遗漏关键细节是非常痛苦的，这导致在以后的会议上重新整理信息，浪费时间。一名中央员工可以负责保持会议记录，而其他人可以插入可能不会立即涵盖的特别相关的信息。

什么时候对你有好处？

基于云的日历应用程序也可以提供很多帮助。如果您的日程安排触手可及，那么很容易找到未来截止日期的空位，并准确确定您可以执行某些职责的时间。日历应用程序还可以在会议开始之前警告用户，并且可以包括计时器，甚至是基于房间的自动化，以强制缩短会议时间。

除了提高清晰度的软件之外，其他应用程序还可以帮助提高生产力。你多久离开一次会议，不得不向同事索要一封电子邮件，向他们发送一份重要文件？你多久在互动的接收端等待一次文件到达？

文件共享应用程序，甚至像Dropbox这样简单的应用程序，都可以在会议期间使用，在提到文件时将文件放到可访问的地方。将其与Slack通道相结合，并在必要时立即删除文件链接。

你有多少时间？

即使是像计时器这样的简单应用程序也可以使会议保持正常。许多商务会议的一个持续问题是会议时间太长。会议时间越长，保持注意力就越难，任何有成效的事情发生的可能性就越小。计时器会给会议带来严格的限制。

当然，计时器很难在首次实施时进行调整。最初的会议通常会花费很长时间，而其他会议则被切断。诀窍是强制执行计时器，而不是议程。经过几次迭代后，无论谁在主持会议，都将找出生产力下降的地方，以及具体何时改变主题。对于更敏捷的会议，您可以为每个独立主题实现一个计时器，每个项目只分配几分钟，以使其尽可能简短和简单。

每个人开会的方式都不同，每个人都可以改进。值得研究应用程序以找到改进的途径。请记住; 归根结底，参加会议的时间不是花在实际工作，销售人员改善业务上的时间。