电子邮件扼杀了你的生产力？这里有9种反击的方法。

2021-08-20 15:11:18 来源：

一百二十六。这就是每个业务人员每天在2019中预期发送和接收的电子邮件数量。更令人吃惊的是？我们每周工作的28% 都花在电子邮件上。每周超过11个小时。

虽然电子邮件旨在成为一种生产力工具，但对大多数人来说，电子邮件是一种严重的干扰，阻碍了他们完成更重要的工作。考虑一下，每当您停止执行检查收件箱的任务时，都需要23分钟才能回到正轨。如果你是那种在收到通知时本能地打开电子邮件的人 -- 你怎么可能完成任何事情？

好消息是，只要您采取以下步骤，电子邮件就不必杀死您的工作效率。

1.早上和 “下班” 时，避免收件箱的第一件事。

一旦警报响起并开始浏览您的电子邮件，就很容易拿起您的手机。一旦你收到通知，检查你的信息也同样令人上瘾 -- 即使是深夜或你在度假的时候。这个过程的问题在于，它让其他人知道你在听他们的电话。它还可以让您思考整个白天和晚上不断发送的电子邮件。

您的早晨应该花在思考您的优先事项上，为当天创建清单并完成最有意义的任务。这样可以确保您不会专注于其他人的要求。

2.每天清空收件箱。

你不需要为回复每一封电子邮件而紧张。但是，正如Michael Hyatt所解释的那样，“这确实意味着您已经处理了每条消息。”您可以通过使用以下方法来实现此目标:

做。如果可行并且需要不到两分钟的时间，请尽快完成任务。委托。这并不意味着把你的责任转嫁给别人。它把正确的任务转发给正确的人。推迟。如果电子邮件不紧急，您可以在更好的时间回复邮件。删除。既不重要也不可以委托的电子邮件-应该发送到垃圾箱。文件。消息中是否包含您将来需要的信息？将其添加到您的档案中，以便稍后参考。

3.停止让每个人都在工作。

几年前，在上一场演出中，我的老板因与全体员工联系而臭名昭著。有时这是必要的，但更多的时候，我的收件箱被轰炸，与我完全无关的回复。

由于这种经验，我指出不要抄送我的整个团队，而只向相关方发送电子邮件-通常由不超过两个人组成。如果我的团队需要了解信息，我会给所有人发送电子邮件。但是，我将要求他们独立地回复我，而不是使用 “全部回复” 按钮。

4.分批检查您的电子邮件。

根据《退订》的作者Jocelyn Glei的说法，有两种类型的电子邮件。首先是 “反应堆，它们依靠通知和对收件箱的近乎恒定的监控来全天蚕食他们的电子邮件。”第二个是 “击球手，他们留出了特定的时间来通过电子邮件供电，这样他们就可以在一天的剩余时间里忽略它。”

Glei补充道: “毫不奇怪，击球手在完成工作方面明显更有效。”此外，研究表明，他们的压力也较小。如果您正在努力为何时检查收件箱设置明确的界限，请关闭通知，直到时间到了。例如，蒂莫西·费里斯 (Timothy Ferris) 每天只回复两次电子邮件。

5.利用您的员工和电子邮件管理工具。

保护您的时间，同时防止收件箱失控的最简单方法之一是让某人筛选您的邮件。这样，他们可以将重要的信息与那些不值得你立即关注的信息分开。如果钱是一个问题，你可以雇一个虚拟助理来处理这份工作。

另一种选择是使用Sanebox或Unroll.me等工具。例如，Sanebox会对您的收件箱进行分类和整理，以便只有重要的电子邮件才能通过。所有其他邮件都被存档或丢弃。使用Unroll.me，您可以取消订阅那些令人讨厌的订阅电子邮件。

6.为组织的电子邮件创建新的操作模型。

这是艾莉森·戴维斯 (Allison Davis) 在一篇文章中的一个很好的观点。如果你想 “让整个体验变得更好，你需要与你的同事 (在你的部门、你更大的团队甚至你的整个组织) 合作，就新的电子邮件运营模式达成一致。”根据戴维斯的说法，这应该包括;

知道何时发送电子邮件与以其他方式进行交流。例如，对于组交流，您可能希望使用项目管理工具或召开简短会议。不要在冗长的线程中来回走动，而是拿起电话或安排一对一的对话。拥抱其他平台进行协作和交流。同样，使用项目管理软件来跟踪项目。如果您需要快速与团队联系，请使用内部消息服务，例如Slack和Yammer。禁止 “全部回复”。如果你这样做，你的同事也会效仿。分享电子邮件生产力提示。如果您找到了一种成功检查收件箱的方法，请不要将此信息保留给自己。与您的团队共享，以便他们可以管理自己的收件箱。

7.微调你的电子邮件礼仪。

Rose Leadem在上一篇日历文章中解释说，拥有出色的电子邮件礼节将帮助您 “完成更多工作，扩展网络并最终取得成功”。要注意您的ps和Qs，您应该从这里开始:

有明确具体的主题。没有主题的信息经常被忽视。更重要的是，它可以让收件人知道电子邮件的确切含义，而无需打开它。永远是专业人士。永远不要带着情感或过度使用感叹号写作。此外，请确保消息是可扫描且易于阅读的。记住，你不是在写小说。用数字或项目符号来突出你的要点。校对。在点击发送之前，请仔细检查是否没有任何拼写或语法错误。但是，只需花微秒即可进行扫描。快速阅读还将使您有机会确保该消息有意义，以避免任何误解-并可能减少一些额外的单词或句子。包括号召性用语。用强大的CTA结束电子邮件，以便对方知道您要求他们下一步采取什么步骤。有了明确的方向，他们就不必回答一系列后续问题。Calendly。一个很好的工具，可帮助您在电子邮件末尾预订行动电话。添加带有您的联系信息的签名。如果收件人需要与您联系，则您的签名可确保他们拥有此信息，而无需要求。