负责收件箱的5条规则

我被电子邮件淹没了。我每天得到数百个，并确保每个人都有解决方案。随着消息的涌入，我可以轻松地每天花费几乎整个时间来回复，交谈，打字。然而，我有一个企业要经营，在消除浪费的想法的业务中，我需要我所有的时间和精力。

控制自己的日程安排是我保持工作效率的最重要方式之一。从表面上看，忙于电子邮件交换似乎是无害的，甚至是勤劳的。但是，事实是，电子邮件可能会浪费时间和生产力。

让您的电子邮件设置议程会分散您对实际需要和需要工作的注意力。一些研究发现，无论电子邮件的重要性如何，从电子邮件中断中恢复并以相同的速度恢复工作平均需要64秒。

电子邮件通常是被动的、低价值的工作。值得您花时间和关注的是高价值的东西。根据我用来保持专注和有条理的策略，这里有五个技巧可以帮助您管理收件箱，节省时间并最大程度地提高电子邮件的效率。

1.对每条消息采取行动。

阅读收到的邮件，并迅速做出决定: 回复，删除或归档。如果您当时无法回应，请开始起草新消息。不要阅读每封电子邮件，然后回去回复所有电子邮件-这将需要两倍的时间，如果不是更多的话。

我使用颜色编码系统 (收到的邮件是蓝色的，并且一直保持这种状态，直到我找到它)，但是我没有文件夹，因为如果我需要寻找对话，我只会搜索它。我也不会删除太多的电子邮件，但是我会归档不需要跟进的邮件，将它们从我的主收件箱中取出。

2.不要标记电子邮件。

也就是说，我经常收到无法完全回复的电子邮件，因为我很忙，我没有答案，或者回复需要更新或其他信息。不要 “标记” 以后要处理的电子邮件，因为几天后，标记的电子邮件早已被遗忘。屡获殊荣的企业生产力和注意力管理培训师莫拉·托马斯 (Maura Thomas) 同意，“标记的电子邮件很快就会落在卷轴下方并被掩埋。”写一个快速回复，让收件人知道你已经收到了他们的信息，正在处理，并将很快再次回复，加入相关的人，他们将添加到对话中。如果有帮助，请给自己做一个记录以跟进。

3.在可能的情况下委托。

平均传入邮箱仅包含38% 封相关电子邮件。只要合适或可能，例如当我收到更好地发送给团队负责人或同事的消息时，我都会转发给我的同事来回答。如果我有关于这种情况的背景或任何指令或建议，我会把它包括在原始转发的信息中，或者如果我在办公室，我会走过去快速聊天。问问自己，“这能由别人更好地处理吗？”如果是这样，请将其转发给您的团队并节省时间。

4.优先排序。

心理学家越来越多地警告说，电子邮件可能是 “压力的有毒来源”，因此学会管理电子邮件对于专业和个人健康至关重要。TerraCycle在21个国家/地区开展业务，我和我的同事一直与合作伙伴，供应商和新业务保持联系。整天阅读我们的电子邮件是不可持续的，也不高效的，尤其是在我们所做的工作中。

知道优先事项是什么。我一直都知道我应该寻找的消息，并在需要时写电子邮件做得很好。当我确实可以坐下来在会议，电话和频繁旅行之间阅读电子邮件时，这会引起我的全部注意力和精力。

5.利用人力资源。

利用与您一起工作的才华横溢，有能力的人，撰写有效的电子邮件，进行清晰的沟通。我们标记电子邮件或不小心让事情溜走的原因之一是因为我们在一次重要的交流中致力于 “完美” 的回应。减少浪费的时间 (潜在交易减少)，并在同事的帮助下制定及时，有影响力的信息。在我们的办公室中，不仅要与团队成员一起查看我们的电子邮件草稿，而且要将它们写在一起，这是一种普遍的鼓励做法。

就我的电子邮件管理风格而言，我可能是少数，因为我做了很多多任务，早上 (和全天) 检查我的电子邮件第一件事，不要使用文件夹或电子邮件 “规则”，但这是关于什么对你有效。管理收件箱的关键是能够优先考虑并保持机智。这意味着要了解自己的重要性以及他人的重要性，这两者都将告诉您如何以及何时回复电子邮件。

电子邮件不堪重负是与您实际工作方式脱节的症状。我们被复制了很多不需要我们输入的消息，并且倾向于丢弃可以通过快速，周到的消息来处理的项目。不要想太多，但不要太轻视电子邮件。只是为了从收件箱中获取您需要的东西，然后继续前进。