你用电子邮件做错的20件事

电子邮件仍然是我们进行个人和专业交流的主要方式。因此，作为我们个人品牌的一部分，它需要成为一个重要的考虑因素，在我们发送的每封电子邮件中反映出我们是谁以及我们希望如何被人看到。

不幸的是，在电子邮件礼节方面，我们似乎变得更糟而不是更好。

每天，在全球范围内发送和接收超过2000亿封电子邮件，美国工人每天平均花费6.3小时在电子邮件上。再加上来自无数其他来源的信息和内容的不断流动，很容易理解我们可能会遭受电子邮件乏力和懒惰的困扰。

话虽如此，这里有一些常见的电子邮件错误，你可以避免。

包括模糊的主题描述: 在决定是否打开电子邮件时，我们都首先看 “发件人”，然后看 “主题” 行。清楚地描述你电子邮件的目的，这样如果你不够冷静，不能通过第一个标准，至少你可以用第二个标准来赢得他们。

不自我介绍: 如果收件人可能不会立即记住您，请通过提供简短的介绍和说明您如何认识或认识的方式，为他们节省在联系人中搜索您的电子邮件地址的麻烦。如果涉及酒精，您可能需要延长介绍时间。

不介绍你的主题: 同上你的信息。如果电子邮件收件人可能不理解您为什么要写，请介绍并简要说明您发送电子邮件的原因。酒精也是如此。

滥用 “紧急” 设置: 通过使用每封电子邮件上的紧急按钮，避免成为 “哭泣的男孩”。唯一符合紧急条件的主题是即将到来的截止日期，纪律处分或在休息室免费提供食物。其他一切都可以等待。

附加大型或有问题的文件: 避免占用空间的大型文件，下载起来很麻烦。了解如何最小化文件大小，并避免包括压缩的 “zip” 文件，这些文件可能会因安全原因而被退回，以及任何 “自拍照”，这些文件可能会因社会原因而被退回。

包括不正确的链接: 随着人们对网络安全挑战的认识不断提高，超链接，未知的网站链接和缩短的url会给您的收件人带来不舒服的情况。保持透明，并包含供他们考虑的完整链接，并且切勿包含指向不当或妥协的网站的链接 (包括可怕的YouTube “黑洞” 链接)。

询问个人或敏感信息: 无论您对收件人的了解程度如何，都不要要求通过电子邮件发送个人或敏感信息，包括登录名或密码或最喜欢的Kenny G. albums。

讨论敏感事项: 机密或敏感事项永远不应该通过电子邮件发送，除非你试图建立责任和责任的线索 -- 这只会让你很烦人。

发送不合适的内容: 永远 -- 假设你在电子邮件中写的是私人的。更重要的是，不适当的笑话或评论只是灌输了您发送电子邮件的人。

未能在通讯组列表中使用BCC: 向众多收件人发送电子邮件时，请始终在盲抄本 (BCC :) 行中包含电子邮件地址。否则，将扩大他人的电子邮件分发列表，并缩小您在隐私保护方面的声誉。

不当使用CC: 切勿包括与您进行的对话无关的主管或其他方。有些人这样做是为了要求信誉或承担责任-它所做的只是提高您的douchebaggery水平。

忽略适当的语法和礼节: 电子邮件是您的反映，因此在发送电子邮件之前未能对每封电子邮件进行校对只会验证您的无知状态。

太熟悉了: 除非您正在写信给最好的朋友，或者其他熟人，否则不要以为您的收件人希望像您的兄弟会兄弟一样受到对待。

不删除电子邮件跟踪: 您转发或回复的每封电子邮件通常都包含以前电子邮件的跟踪。通常，这些痕迹可能包括敏感或不合适的材料。安全行事，并始终删除踪迹或以新电子邮件开头。如果您选择包括跟踪来帮助解释您的电子邮件，请务必检查它，并删除任何不必要或多余的内容。

令人困惑的性别: 男女通用的名字可能会引起真正的混乱-以及极大的尴尬-因此，在您在电子邮件中解决这些问题之前，请务必清除任何人的性别。

发送愤怒的电子邮件: 愤怒的电子邮件不会给您带来任何好处。如果您必须从胸中得到一些东西，请写下电子邮件并将其存储在 “保存的草稿” 中，然后稍后阅读以发现您刚刚避免的巨大灾难。

发送无意义的消息: 避免对收件人没有任何意义和附加价值的长时间抨击。把那些留作学期论文。

播放日期标签: 如果您需要安排约会，请在请求中提供特定选项。如果您同时与众多参与者打交道，请考虑使用Doodle或Sunrise等服务。

不包括特定的号召性用语 (如果需要的话): 如果您需要某人做某事，请具体并告诉他们。如果您要向多个人发送电子邮件，请清楚谁负责哪个操作。如果不这样做，几乎肯定意味着你会被任务困住。

最后一句话: 如果您收到的电子邮件中没有包含号召性用语或请求，请抵制要求最后一句话的冲动。我们都已经有足够的电子邮件了。

电子邮件肯定不会很快消失，这意味着我们需要继续保持警惕。采用和实践一些良好的习惯，并坚持礼貌和有用的邮件礼节，您将避免被过滤到每个人的电子邮件黑名单中。