与虚拟团队合作的明智建议

以下摘录自Jill Schiefelbein的bookDynamic Communication。立即从亚马逊 | 巴恩斯 & 诺布尔 | iTunes购买

在当今全球化和分布式的商业经济中，虚拟团队正在成为常态，而不是例外。无论您是在管理地理位置分散的员工队伍，还是刚刚开始使用分散在全球各地的兼职虚拟助理，学习如何管理虚拟团队并与之沟通对您的业务增长和成功至关重要。

首先，让我们看看一些对所有团队合作都很重要的基础知识——虚拟的或面对面的。

目标vs.目标

为了达到一个目标——期望的最终结果——团队必须完成许多任务或目标。组织良好的团队需要详细说明两者。

在团队组建的开始阶段，说明每个人给团队带来了什么以及他们的责任。强调相互依赖的重要性——为了团队的成功，每个人都需要发挥自己的作用。这也可以是建立团队行为准则、规范和任何必要规则的时候。

在领导和管理团队时，您需要确保每个团队成员的角色和目的都是明确的。这是团队领导的一部分，委派责任，让人们承担责任。你可以一起概述完成目标所需的任务或目标，然后进行pide和征服（或者pide，在较小的组中协作和征服，如果适用的话）。

避免信息囤积

不要囤积信息！有些人这样做是因为害怕失去控制，或者因为他们不想用不必要的信息淹没他们的团队。但是，如果你想让你的团队表现出色，并有创新的动力，就不要退缩。优秀的领导者将充当一个信息中心，在这里信息可以自由流动，鼓励透明的交流。

一种方法是创建一个共享文件站点（googledocs、Basecamp、Dropbox等），在这里可以存储任何和所有相关的信息。清楚地对文档进行标题或分类，以便方便地访问信息。将此信息传达给您的团队，这样如果他们需要资源或其他intel，他们就知道在哪里可以找到它。最好从一开始就把它放在那里，让您的团队可以访问，而不是把它留给自己，最终得到一个不太理想的解决方案，因为没有使用所有可用的信息。

管理团队冲突

无论何时，当你有多个人参与任何活动时，冲突都是事务的自然组成部分。只有当你让它达到那一点，它才是负的。没有冲突，就维持现状。如果管理得当，冲突会带来大量积极的变化。

为了更好地理解团队中的冲突，这里有一些常用的冲突管理策略。这些策略通常用于避免或推迟冲突，但如果不从根本上解决冲突，潜在的问题很可能会再次出现。如果你发现自己或团队成员在使用其中一种策略，最好解决问题，并声明，虽然为了让团队朝着一个目标或目标前进，我们现在要推迟冲突，但最终需要解决。

忽略

在这里，冲突被完全忽略了。人们走开，换话题，或者干脆无视现实。在这一点上，一方或双方都会感到不公平，负面情绪很可能会在表面下积聚。如前所述，如果您看到冲突被忽略，请注意它正在发生，您将在适当的时候走到一起解决它。

默许

这是当一方只是放弃，服从，投降或同意不同意迁就另一方和结束冲突。同样，除非解决根本问题，否则冲突不会真正得到解决。

妥协

妥协是当你放弃了你想要的一部分，另一方放弃了他们想要的东西，你们都向前迈进。关于管理冲突的一个常见误解是认为妥协是解决冲突的必由之路。但妥协不是双赢。充其量是半赢/半赢。创造双赢的解决方案包括创造性地解决问题、双方对冲突的深刻理解以及为解决问题而共同努力的意愿。这只能来自对话，以及真正理解不同的个性、视角和所涉及的思维过程。

现在你已经掌握了管理团队的一些基本知识，现在是时候专注于沟通和领导虚拟团队的具体策略了。

让我们虚拟一下

研究表明，在解决快速简单的问题方面，虚拟团队实际上比面对面团队更有效。然而，问题越复杂，就越需要面对面的互动。

对于虚拟团队，你没有面对面的选择。但你可以尽可能接近它。科技的进步使得与世界各地的人们协调虚拟的、可视的会议变得相当容易。您的手机现在是一个视频会议设备。像Skype、Google Hangouts和——我最喜欢的——Zoom这样的应用程序已经启用并促进了这种视觉交流。

虚拟启动

在开始与任何虚拟团队合作之前，通过视频会议进行第一次会议。这使团队中的每个人都能“给名字加上一张脸”，并与每个团队成员建立视觉上的融洽关系。你可以这样做作为一个启动会议，介绍每个人参与，建立责任和庆祝共同的目标，团队将共同努力实现。

在一开始，就你将使用的通信技术达成一致。马上把这些期望设定下来，坚持计划。你同意监视哪些频道？你什么时候有空？电子邮件是最好的选择吗？你的项目有更好的工具吗？预计周转时间是什么时候？回复所有人和只回复相关方的政策是什么？什么时候应该有人拿起电话（或打视频电话）说话，而不是让电子邮件链来回？在一开始就制定这些沟通规范和规则，将节省时间和后来的挫折感。

如果你作为一个虚拟团队来管理你的整个企业，那么定期通过视频召开全体员工或市政厅会议并记录下来，这样那些无法参加会议的人仍然可以收集到任何必要的信息。在电子邮件中总结你的虚拟会议，确保每个人都在同一个页面上，列出了责任，你可以让每个人都承担责任。