管理时间和提高生产力的3种方法

我曾经有一个主要问题: 我对我遇到的每一个机会都表示感谢。我知道我不是唯一这样做的人。毕竟，许多企业家都在努力完成他们可能做到的一切。在大学里，我们被告知，承担 “更多” 将最大限度地发挥我们找到一份好工作和赚更多钱的潜力。我们都努力争取更多。

但在某个时候，我们都达到了极限，最终筋疲力尽。结果？我们失去了活力，我们的努力自行瓦解。我面临着同样的问题，直到拿出一种实际有效的时间管理方法。它帮助我完成了为自己设定的任务，并为个人和家庭利益分配了时间。

我很快了解到，有三个重要步骤可以更好地安排时间。它们不是快速解决方案，也不是您可以简单地删除列表的步骤。像任何真正的解决方案一样，它们需要长期的一致性。

1.定义你的工作风格。

Y Combinator的联合创始人保罗·格雷厄姆 (paul Graham) 谈到了制造商与经理的时间表。许多人认为，保持生产力所需要做的就是安排时间来完成给定的任务。但并不是每个人都能使用相同的计划手段实现自己的目标。

格雷厄姆建议有两种类型的领导者和企业家。第一种类型在 “经理” 时间表上起作用。当这些人在一个小时的时间里计划好自己的一天时，他们会茁壮成长。为什么这对他们有用？因为，根据格雷厄姆的说法，他们的工作风格是 “...体现在传统的预约簿上，每天间隔一小时。”

经理的一天充满了会议，电话，差事和小任务。但是，使用这种工作方法，“制造商” 并不能完成很多工作。制造商是像作家或开发人员这样的人，需要大量时间来完成一个项目。对于一个制造者来说，中午开会是一件令人讨厌的事。它切断了这个人的工作流程，很快就破坏了他或她的注意力。

你是经理还是制造商？

2.开发你的日程模板。

一旦你了解了你的个人工作风格，你就需要为自己准备一份时间表。如果你是一名经理，你的日程表基本上遵循同样的格式:

等等等等。但是作为制造商，您的时间表每周或有时甚至每月运行。你工作不是为了完成小任务。你工作是为了完成项目。

领导力教练肯德拉·金尼森 (Kendra Kinnison) 建议在您的日程安排中插入真正必不可少的内容。这包括重要的会议、午餐、锻炼、睡眠、家庭时间 -- 任何不可能被抛弃的事情。

然后，她建议对这些障碍进行批判性思考，并决定将某些活动全部分组到一天是否对您有益。例如，如果您是一位企业家，并且内心深处是创造者，那么最好在一天之内完成所有会议。这可以腾出一周的剩余时间来承担其他职责。

最后，请确保跟踪您在自分配任务上花费的实际时间。如果完成某件事所需的时间比分配的时间长得多，则可能需要重新考虑原因。你工作时分心了吗？还是这项任务需要比你最初想象的更多的努力？

3.为计划外的事件做好准备。

安排你的一天或一周说起来容易做起来难。几乎不可避免的是，计划外的事件会威胁到你出轨。诀窍是为计划外的事情做准备。我自己安排的 “制造者时刻” 经常被同事打断，他们的请求需要立即得到答复。在制作时间内，我每小时安排一次5或10分钟的快速休息时间。人们知道他们可以在那些小的休息时间接近我，但是剩下的时间我将专注于其他任务。

为自己安排办公时间是另一种选择。Venngage Infographics的首席执行官尤金·吴 (Eugene Woo) 说，他知道自己在早上和下午的工作效率最高。他的办公时间从下午5点到6点。只有在工作日之后，人们才有机会与他谈论所有问题。

同样的策略适用于分心，例如回复电子邮件或ping。如果您在某一天收到很多电子邮件，那么在收到邮件时回复每个电子邮件确实会降低您的工作效率。安排一个特定的时间来一次回复您的所有电子邮件。我建议您在进入办公室时或一天结束时花一个小时。

当你花时间反省为什么你没有你想要的生产力时，你会敞开心扉去发现什么可以为你工作。无论你是制造者还是经理，你都应该反思哪些习惯提高了你的生产力，哪些习惯阻碍了生产力。只有到那时，你才能真正提高你的生产力，并对更多的机会说 “是”。