关于5个电子邮件管理神话的诚实真相

管理电子邮件通常是自我和专业改进列表的重中之重，这是有充分理由的。我们每天被数十，数百，有时甚至数千封电子邮件淹没。很难忽视。

尽管许多人试图将业务责任优先于电子邮件，但我们中很少有人有能力抵制这种想法，“我将快速浏览一下，看看是否有重要的事情。”

我当然对这些快速的窥视感到内，一次又一次地将我吸引到电子邮件绕道和分心的所有消耗的黑洞中，并使我的一天脱轨。

虽然正确管理电子邮件的时间很重要，但你不应该把电子邮件看作是一种干扰。相反，首先要接受这样一个事实，即电子邮件是当今和可预见的未来的主要商务通信手段。这只是生活中的事实，就像它之前的技术创新一样 (声控电话系统除外)，它使我们能够处理和完成许多任务，否则这些任务将需要更多的时间和精力。

既然我们已经解决了这个问题，我建议你回顾一下许多可用的电子邮件管理技巧和资源，这些技巧和资源将帮助你更好地管理你的一天，但是在你实施所有这些之前，这里有一些我尝试过并发现没有那么有用。

1.保持简短

当然，我们都讨厌长期受到同事的抨击，尤其是作为恳求。但是，在不考虑语法或标点符号的情况下，简短而无人格化的回答可能会向收件人发送负面消息。简洁从来不是我的问题，但是如果你像我一样，用粗短的手指在小的移动屏幕上撰写电子邮件，或者经常被Siri误解，那么在移动设备上进行这种努力可能会令人沮丧。因此，我建议在移动回复上签名，为 “简洁和领带” 道歉。

最后，请记住，电子邮件是专业的业务往来，因此应将其视为此类。简单地学会少说多。

2.抵抗名单

电子邮件可能是保持消息灵通的最佳方式。从关于项目的小组电子邮件到与客户的对话到电子通讯，我一直都在使用这些电子通讯，即使是短暂的，也是为了保持时事和业务的领先地位。虽然这些电子邮件可能会挤满你的收件箱，但它们传递的信息的价值不应该打折。

像许多其他建议一样，我确实建议您不要过度订阅新闻通讯，并要求将其排除在平凡的办公室通讯之外，例如谁在休息室吃了最后的奶油干酪。专注于与您的业务和职业相关的主题和电子邮件，并花一些时间查看它们提供的信息。

3.使用文件夹和过滤器

我曾经将电子邮件分类到文件夹中，一次至少有50个，我将有无数的过滤器将特定发件人的电子邮件或有关某些主题的电子邮件发送到这些文件夹。当然，这是保持井井有条的好方法，但事实是，从一个文件夹中移移数百封未读电子邮件只是在数百个文件夹中创建了数十封未读取的邮件。在某些时候，您仍然必须阅读它们。

取而代之的是，我会在收到电子邮件时处理它们，而不是快速决定将它们归档在哪个文件夹中，而是决定是否保留它们。如果答案是否定的，我会删除它，否则我会立即回复优先电子邮件，并在一天结束时清除其余的电子邮件。

4.指定电子邮件时间

我已经读过，甚至试图留出特定的时间来消费电子邮件。不幸的是，有了手机，这几乎是不可能的。首先，我更喜欢通过电子邮件 (或文本，Snapchator其他即时消息服务) 而不是电话联系，和我通信的大多数人都知道这一点。如此重要的请求是通过电子邮件发送的，而且往往没有奢侈的等待，直到我坐在午餐前查看电子邮件 (我被告知不要做其他事情，但发现无法避免)。

取而代之的是，养成每次检查时在收件箱中花费不超过几分钟的习惯。学会识别重要的电子邮件，并抵制立即参与电子通讯和来自您的梦幻足球联赛小组的电子邮件的冲动。他们可以等到以后 (除非是严重的垃圾谈话)。

5.使用自动回复

我过去曾使用advice来设置自动回复我的电子邮件，表明我已经收到发件人的电子邮件，并将很快回复。这是个好主意，但它有两个问题。首先，这显然是一封不个人化的自动电子邮件，发件人每次发送电子邮件都会收到，我个人觉得这很烦人。其次，我发现自动回复也发送给垃圾邮件，通知垃圾邮件发送者他们有一个有效的电子邮件地址。我注意到，使用自动回复时，我的垃圾邮件实例急剧增加。

我收到的一个有用的建议是在您发送的每封电子邮件的签名行中包括您不在办公室或特定办公时间的日期。此外，与重要同事和客户使用共享日历将使他们能够立即看到您的可用性。

你觉得怎么样？您是否有共享的经验或其他技巧和资源来更有效地管理电子邮件？请在下面的评论中分享您的想法。